IM&C Immobilier Mer & Campagne (Agence Grolleau) est une société immobilière basée en Vendée avec cinq agences réparties sur plusieurs communes : La Tranche-sur-Mer, Jard-sur-Mer, Angles, Moutiers-les-Maufaix. Dans le cadre d’une activité articulée autour de l’achat/vente, de la location à l’année et de la location saisonnière, les enjeux de disponibilité et de réactivité au téléphone sont forts : “nous sommes trois assistantes à gérer les appels entrants pour l’ensemble des agences, explique Sonia Hurtaud, assistante de transaction, et notre priorité est simple : ne jamais manquer un appel, que ce soit lorsqu’une collègue est en congé, en rendez-vous ou déjà en ligne.”

Dans quel contexte avez-vous fait appel aux services de VFLIT ?

Sonia Hurtaud : « Nous connaissions déjà VFLIT depuis longtemps, ils étaient notre prestataire historique pour la téléphonie. Mais un précédent dirigeant avait décidé de changer pour un autre fournisseur… et cela a été une catastrophe. Plus de système de transfert, plus de rappel automatique : si une ligne ne répondait pas, l’appel était tout simplement perdu. Lorsque notre nouveau patron est arrivé, il a voulu remettre à plat toute la téléphonie et revenir vers VFLIT pour moderniser et fiabiliser notre système. »

Qu’est-ce que VFLIT a mis en place pour répondre à vos problématiques ?

Sonia Hurtaud : « VFLIT a tout repris depuis le début. Avec leurs équipes, nous avons défini un plan complet : transfert des appels d’un site à l’autre en cas d’absence, mise en place d’un standard avec messages personnalisés, installation de nouveaux postes téléphoniques et de casques… Tout a été pensé pour qu’aucun appel ne reste sans réponse, même en période de congés ou quand une agence est surchargée. »

Quelles ont été les différentes phases du projet ?

Sonia Hurtaud : « Après une première rencontre avec le chargé d’affaires VFLIT et un échange avec un interlocuteur tehcnique, nous avons travaillé ensemble sur le schéma de gestion des appels : délais avant bascule, messages à diffuser, ordre de transfert… VFLIT nous a proposé un plan que nous avons pu adapter selon nos besoins.
Ensuite, leurs techniciens sont intervenus sur site pour l’installation des postes et la configuration du système. L’ensemble du projet a duré environ trois mois, le temps que notre contrat avec l’ancien fournisseur arrive à échéance. »

Quel bénéfice retirez-vous de votre collaboration avec VFLIT ?

Sonia Hurtaud : « Aujourd’hui, nous ne manquons plus aucun appel. Si une agence ne peut pas répondre, l’appel bascule automatiquement sur une autre. Et quand il n’y a vraiment personne de disponible, tout s’affiche pour que nous puissions rappeler rapidement. C’est essentiel pour notre activité : nous avons gagné en réactivité et en efficacité. »

En quoi VFLIT vous a-t-il “facilité l’IT” ?

Sonia Hurtaud : « Grâce au nouveau système, tout est simple et souple : nous voyons qui appelle, quand, nous pouvons paramétrer les répondeurs, ajouter de nouveaux utilisateurs, bloquer des numéros, transférer des appels… Une grande partie de la gestion est entre nos mains, ce qui nous fait gagner un temps précieux. Et en cas de problème technique, l’équipe VFLIT est aussi très disponible et réagit rapidement. »

Quels arguments mettriez-vous en avant pour recommander VFLIT ?

Sonia Hurtaud : « Je dirais l’écoute, la rapidité et l’efficacité. Les équipes ont tout de suite compris nos besoins, le suivi a été sérieux et le résultat est au rendez-vous. Pour une entreprise comme la nôtre, où chaque appel compte, VFLIT nous a vraiment simplifié la vie. »