Un outil de GEIDE en développement

Toute entreprise est noyée sous les do-cuments, quels qu’ils soient.

La GEIDE (Gestion Électronique d’Information et des Documents Existants) désigne tout outil permettant la numérisation, l’indexation, le classement, la mise à disposition et l’archivage des documents.

En juin 2007, nous avons établi un Cahier des Charges Fonctionnel pour répondre aux attentes suivantes :

• classer et rechercher très rapidement un ou des document(s),
• partager les documents avec un accès directement via une interface Web, en intra ou extraNet,
• sécuriser l’information par des droits d’accès à certaines informations et par la sauvegarde quotidienne des données.

En Septembre 2007, nous avons retenu une solution et avons commencé son référencement complet.

Chez OMR, depuis l’écran du multifonc-tions, l’assistante commerciale saisira uniquement le code affaire de la commande.

Sur chaque document numérisé figure un code à barres permettant de reconnaître automatiquement le type de document (bon de livraison, facture, commande…) et les droits d’accès (commerciaux, direction, secrétariat…). Il en résulte un gain de temps, de productivité que l’on peut estimer à un Équivalent Temps Plein en terme de charge de travail.

Les solutions GEIDE d’OMR seront à destination des P.M.E. mais aussi des collectivités, des entreprises du BTP, des notaires, des avocats... ou pourront être totalement établies “sur-mesure” .

Sa mise à disposition et commercialisation est prévue pour début septembre.