IDEA Agencement passe à la GED

Filiale de Fidéa Groupe, IDEA Agencement est une entreprise spécialisée dans les agencements de bureaux, le mobilier ou la décoration intérieure. Avec une trentaine de collaborateurs dont une quinzaine pour la partie administrative, des problématiques de communication interne commencent à apparaître, notamment en matière de partage ou d’échange de dossiers, comme l’explique Arnault Dauriac, Directeur Général de Fidéa Groupe.

Arnault Dauriac, quelle était votre problématique en matière de gestion des dossiers ?
Nous avons commencé par installer une messagerie électronique pour faciliter les échanges d’informations entre nos collaborateurs. Néanmoins, nous avons remarqué que le nombre de pièces jointes transmises alourdissait considérablement le système et nos collaborateurs avaient parfois des difficultés à retrouver certains dossiers classés par leurs collègues. Quelle a été la solution proposée par OMR ? Client d’OMR pour les solutions d’impression - notre copieur Sharp a été installé par OMR - nous avons bénéficié d’une information complète sur les logiciels qui s’adaptent aux copieurs en périphérie de l’impression proprement dite. La présentation réalisée sur les solutions de gestion électronique des documents (GED) nous a en particulier convaincus.

En quoi consiste l’installation réalisée par OMR dans votre société ?
OMR a mis en place un système favorisant l’échange et la lisibilité de l’information qui permet à une personne possédant un dossier, d’en envoyer une image par messagerie électronique, sans nécessiter de pièce jointe. Le document reste classé dans un endroit unique, à l’image des bannettes papiers que nous pouvions utiliser auparavant. Ces bannettes électroniques permettent, en outre, de mettre en place plusieurs systèmes de flux qui obligent au respect de certaines procédures dans l’envoi de documents. Quel retour exprimeriez-vous sur la société OMR ? Le système de bannettes électroniques fonctionne bien et nous envisageons désormais l’installation complète de la GED, pour plus d’efficacité dans le classement et le tri de nos documents. L’intervention d’OMR nous a apporté beaucoup de satisfaction, avec le petit "plus" du suivi, de la relation établie avec un prestataire qui a su s’adapter à nos attentes.